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Quels sont les critères d’un bon classement des archives ?

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Au sein d’une entreprise, le classement des dossiers est très important. Lorsqu’il est bien réalisé, il y a un gain de temps et aussi d’argent. Un bon classement est celui à partir duquel le manager retrouve rapidement un document dont il a besoin en urgence. Pour cela, il est nécessaire de classer de façon efficace, en suivant un plan clair ou en tenant compte d’une certaine logique. Le classement peut notamment se faire par ordre alphabétique, chronologique ou par catégorie selon le type de document. Dans tous les cas, il y a des critères à considérer.

Les principaux critères de classement des archives

Si vous souhaitez réaliser un archivage performant, vous devez suivre toute une méthodologie. Et celle-ci répond à plusieurs critères d’efficacité :

         L’accessibilité : veillez à ce que chaque document archivé soit accessible. Il faut donc que votre plan de classement soit basé sur une méthode permettant de bien identifier les documents afin qu’il soit facile de les retrouver.

         La fiabilité : cela impose la mise en place d’un plan de classement méthodique et rigoureux assurant le repérage aisé d’un document, et ce, à toutes les étapes de son cycle de vie.

         La mise à jour : la finalité de tout plan de classement est une gestion efficace des archives. Mais cela doit être fait à partir d’un processus assurant la mise à jour constante des informations.

         L’épuration : le classement des documents a pour but de les mettre en ordre convenablement et de les organiser de façon rationnelle et logique. Celui-ci comprend une phase d’épuration qui consiste à détruire tout document sans importance. C’est notamment le cas des documents en double.

Le plan de classement est un véritable outil professionnel à mettre en place avec soin. Dans les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise, le respect de règles logiques et hiérarchisées s’impose. Celles-ci recommandent d’élaborer un plan qui tient compte d’une structure logique de classement. Chaque document est alors réparti et classé en fonction d’un schéma logique qui comprend des niveaux hiérarchisés correspondant à la nature des documents. Pour chaque document, une place définitive est ainsi attribuée. Aussi, peu importe le type de document ou le support de celui-ci, il est nécessaire de créer un plan de classement commun afin de systématiser et d’uniformiser l’ensemble de l’archivage.

Pour aller plus loin : quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?

Types de classement à réaliser en entreprise

Il existe plusieurs types de classement réalisable en entreprise. Chaque organisation trouvera forcément celui qui lui convient le plus. Notez que chaque type de classement a ses avantages et aussi ses inconvénients.

         Classement de dossier par fonction : dans ce type de classement, on ordonne chaque pièce sur les domaines d’activité et les fonctions en entreprise. Concrètement, dans chaque division et sub-division, on range chaque document, tâche ou activité en tenant compte de sa fonction en suivant le modèle suivant :

1 : Mission
1.1 : Fonction
1.1.1 : Activité, tâche

Ce type de classement est le reflet d’un contexte de production d’utilisation pour chaque document. Son principal avantage est qu’il établit de façon claire chaque contexte opérationnel et administratif. Cette façon de faire met bien en avant la place de la logique. À partir du classement, on sait pourquoi tel élément est à un endroit et comment on peut l’utiliser. Cette pratique peut parfaire la mise en application d’un système GED (Gestion Electronique de Documents). Toutefois, la mise en place du classement de dossier par fonction est assez complexe. Les terminologies utilisées dans le classement peuvent paraitre abstraites pour certains utilisateurs s’ils n’appartiennent pas aux fonctions classées.

         Classement de dossier par organisation : il s’agit d’un plan de classement de type structurel comprenant des subdivisions qui correspondent à l’organigramme de l’entreprise. On y retrouve très souvent les divisions, les services, les bureaux et aussi les unités d’organisation. Le classement des produits se fait par un même service ou unité au sein d’une même division du plan de classement. Cela peut, par exemple, se présenter comme suit :

1. : Division n°1
1.1 : Service A
1.1.1 : Bureau X

Le principal avantage de ce type de classement est que l’organigramme de l’entreprise peut être pris en compte et utilisé par tous les collaborateurs. Les entreprises qui ont une organisation stable gagnent à miser sur cette méthode de classement. Comme inconvénient, en cas de changement de structure administrative, il est indispensable de tout revoir. Par exemple si un service venait à fermer, il est clair que les compétences seront redistribuées et d’autres services seront ouverts. Naitront alors des attributions. Il faudra alors refaire le plan de classement afin de prendre en compte les changements effectués.

         Le classement de dossier par objet : il permet d’avoir une vue globale de chaque sujet traité par l’entreprise. À partir d’un tel classement, il est possible de rassembler sous une même rubrique tous les dossiers d’un même sujet. En voici un exemple :

1: Emploi
1.1 : Contrats
1.1.1 : Statutaires

Ce type de classement permet de ne pas tenir compte du contexte administratif. Mais l’inconvénient est qu’un même document ou dossier peut se retrouver dans deux thèmes différents. En outre, le choix des thèmes est subjectif. Il y a donc un effort d’interprétation à faire, ce qui conduit parfois à des divergences.

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