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Quelle est l’importance de la valeur probante ?

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Un document électronique peut avoir la même valeur qu’un document papier. En effet, il est possible de numériser un document papier en veillant à ce qu’il soit conforme à la réglementation en vigueur. On obtient à la fin une version numérique du document qui est identique à la version d’origine en tout point. Toutefois, il est nécessaire que cette version numérique soit à valeur probante pour qu’elle soit reconnue par les pouvoirs publics. Comprenez simplement que tout doit être mis en œuvre pour que l’originalité du document archivé de façon numérique puisse être prouvée en cas de besoin. Cela permet de lever tout doute concernant son altération.

Lors de la mise en place d’un SAE (Système d’archivage électronique), des dispositions doivent être prises pour garantir la valeur probante des fichiers conservés. Il est bon de noter que celle-ci concerne aussi bien les documents numériques natifs que les documents papier qui ont été transformés en fichiers informatiques.

La valeur probante pour ajouter un niveau de contrôle supplémentaire

Sachez qu’un fichier numérique peut facilement être détérioré ou modifié. De nombreuses applications sont utilisables par le grand public pour retoucher ou éditer des documents. Par exemple, un responsable commercial mal intentionné pourrait se servir de son smartphone pour prendre en photo la facture d’une prestation fournie par un partenaire et ensuite modifier les chiffres qui y apparaissent via une application de retouche dans le but de faire de la surfacturation. Il ne lui restera plus qu’à encaisser le montant ajouté sur la facture de la prestation, une pratique qui peut mettre à mal les caisses de l’entreprise.

Comprenez que toute information numérique est modifiable. Mais avec la valeur probante, il n’est pas possible de changer les données figurant sur un document électronique à conserver. Il est ainsi très important d’en tenir compte lors de la mise en place d’un plan d’archivage de vos données. Vous gagnez à tout savoir sur un SAE à valeur probante afin d’archiver vos documents numériques tout en étant sûr de garantir leur intégrité. La valeur probante permet l’ajout d’un niveau de contrôle supplémentaire assurant la conformité de tous les fichiers numériques stockés.

Comment donner une valeur probante à un document numérique ?

Pour donner une valeur probante à un document numérique, sa reproduction doit être faite avec une solution professionnelle adaptée. Il faut que celle-ci permette une reproduction électronique dans le strict respect des critères imposés par la loi. Une imprimante multifonction est utilisable à cet effet, à condition que l’appareil dispose de la technologie adéquate. Aussi, à partir d’une application pour smartphone réunissant les conditions fixées par la loi, la valeur probante peut être garantie lors de la reproduction. En effet, à partir d’un smartphone, il est bien possible de numériser un justificatif original de notes de frais en papier afin de disposer d’un original digital considéré comme « certifié conforme ». On doit y retrouver les mêmes propriétés juridiques et légales que l’original papier. En outre, il ne doit pas être possible de modifier le fichier sans qu’une trace de la modification ne soit enregistrée.

Quelle que soit la solution utilisée pour numériser un document tout en lui donnant une valeur probante, il est indispensable d’être certain que celle-ci remplisse certaines conditions. Pour ne pas avoir de doute à ce sujet, il est préférable de faire appel à un prestataire spécialisé qui a une bonne connaissance des solutions sûres garantissant la valeur probante. Les principales conditions à réunir sont les suivantes :

  • Une reproduction identique au document original : il est impératif que le fichier numérique soit conforme à l’original en image et en contenu. La reproduction doit être faite sans une altération, une retouche ou une modification d’un quelconque élément du document. En cas de compression du fichier afin de réduire son poids, il faut que la solution utilisée évite la perte d’information.
  • Copie dans un format unique : il est nécessaire de faire la copie numérique du document et le conserver sous format PDF ou sous format PDF A/3. Ainsi, l’interopérabilité des systèmes est garantie, de même que la pérennisation des données.
  • La sécurité : avoir l’assurance de la mise en place d’un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage qui correspond au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile. Il est bon que celui-ci intègre les dates des différentes opérations effectuées.

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